SOP标准操作程序为组织的长期成功奠定了基础
2021年06月11日
保洁组织在保持室内人员的安全和健康方面发挥着关键作用。伯克利国家实验室的一项调查发现,在北美和欧洲,人们90%的时间都在室内度过。这意味着,在他们居住的建筑物内,保洁计划的有效性会对他们的健康产生重大影响。例如,清洁不当会导致健康状况不佳,但有效清洁可能会挽救生命。清洁效果与保洁组织的SOP标准操作程序直接相关。确保您有一套与您的公司目标(以及您的利益相关者的目标)一致的SOP标准操作程序,从而创造安全健康的室内环境,这比以往任何时候更加重要。虽然有些组织已经制定了部分标准操作步骤,但是他们当中,很多都缺乏设计完整、实施彻底的程序。以下是一些指导方针,可以帮助您为您的保洁组织制定并维护有效的SOP标准操作程序
什么是SOP标准操作程序?
简而言之,SOP标准操作程序就是易于理解和使用的简短文档,用来显示操作点和工作流程。您可以使用SOP标准操作程序创建流程图,执行既定任务。为保洁组织制定考虑周详的SOP标准操作程序,可以明确常规操作的执行步骤(这样您不必重复安排它们),这些常规操作包括:
· 新员工入职培训
· 执行清洁任务
· 管理员工(包括经理和普通职员)
· 落实人力资源实践
· 清理量工作分配
· 使用标准化工具
· 增加员工的认可与互动
SOP标准操作程序的三大要点
最成功的组织使用SOP标准化操作程序来规范运营,实现业务稳定与增长。制定SOP标准化操作程序没有放之四海而皆准的过程,关键是不要使这个过程过于复杂。以下是制定标准化操作程序的三大要点:
为您的公司里重复量最大的任务创建蓝图——蓝图应包括重复执行的职责,如上文列出的操作以及其他不太频繁的任务。现在是时候把这些任务详细写下来,以确保您在当前取得成功并为下一阶段做好准备。该蓝图将实施问责制,改进工作方式,实现长期可持续性。
列出并启动每个蓝图的流程——组织的规模将决定创建蓝图时涉及的范围和复杂性。组织越大,需要的时间和资源就越多。从一开始就要识别并吸引利益相关者,这些利益相关者将受到标准化操作程序的影响,并有助于该程序的成功制定。与将参与到此过程中的任何步骤或具体任务的每个人沟通,而不仅仅是经理。沟通将使所有人就目标达成共识,并在程序的标准化上保持一致。
根据所需的详细程度分配和自动化日常任务——维护保洁组织的标准化操作程序与编写它一样重要。此项工作不会在您启动程序的那一刻就结束。清洁任务随着当前需求而变动。当有新需求时,您得更新SOP标准操作程序。一种常见的做法是每年至少更新一次SOP标准操作程序。更新程序并在每个蓝图中添加新的注释,这将使员工保持专注。同时,这也会提醒他们必须遵守既定的程序。
确保长期成功的程序
如果没有SOP标准操作程序,那么员工不得不带着问题来找您,而不是参考现存的解决方案。在系统层面,SOP标准操作程序会创造安全健康的环境。这不仅仅是在墙上贴一张海报,或者在云上存储一个文档文件夹和流程图,以备紧急情况之需。这是让您的组织整装待发,随时改进,如此一来,无论是对员工还是对利益相关者来说,您的组织会变得更加强大。
员工和利益相关者过去向领导提出的问题,在SOP标准操作程序中都有对应的答案。SOP标准操作程序可以确保操作的一致性、可靠性,并降低成本。如果使用得当,这些标准可以作为您的跳板,基于对组织需求的深刻理解,您可以为新问题和新挑战创建独特的解决方案。为您的企业运营设计、实施SOP标准操作程序(并使该程序与利益相关者的目标保持一致)将确保长期增长、成功和稳定。最终,SOP标准操作程序将挽救人的生命。
作者:Tim Poskin
ISSA清洁变革解决方案咨询部门的创始人和系统集成商,并担任ISSA工作负载和基准委员会的执行董事。
如欲联系Poskin,您可发送邮件至[email protected]。
原文发布于 ISSA 刊物 Cleaning & Maintenance Management 清洁和维护管理杂志